2. Bedeutung für Vereine
Durch das Inkrafttreten der DSGVO im Mai 2018 hat sich auch für Vereine und Verbände einiges geändert. Denn auch im Vereinsleben ist das Verarbeiten personenbezogener Daten notwendig. So werden zum Beispiel Namen, Geburtsdaten, Adressen und Bankverbindungen zum Abschließen einer Mitgliedschaft und zur Berechnung des Mitgliedsbeitrages benötigt.
Aber auch die Veröffentlichung von Wettkampf-Ergebnissen und Ehrungen, sowie von Fotos und Kontaktdaten zählt zur Verarbeitung personenbezogener Daten. In diesem Fall ist die Datenerhebung zur Erfüllung des Vereinszwecks notwendig und somit auch zulässig. Für den rechtmäßigen Umgang mit den sensiblen Daten der Mitglieder hat der Vereinsvorstand zu sorgen.
Die rechtmäßige Verarbeitung von Daten im Verein richtet sich nach den speziellen Rechtsgrundlagen nach Art. 6 DSGVO. Die Rechtmäßigkeit einer Verarbeitung liegt in der Regel vor, wenn eine Einwilligung des Mitglieds vorliegt, die Verarbeitung für die Erfüllung von Vereinsaufgaben notwendig ist, die sich aus dem Vertragsverhältnis ergeben oder es ein berechtigtes Interesse für den Verein gibt. Welche Daten erhoben, gespeichert und verwendet werden dürfen, sollte in der Satzung des Vereins geschrieben stehen.
Die Vereinssatzung beschreibt, welchen Zwecken und Zielen der Verein sich verschreibt und gilt demnach sozusagen als Vertragsverhältnis zwischen Mitgliedern und Verein. Alle Personen, die innerhalb des Vereins Zugang zu personenbezogenen Mitgliederdaten haben, sind verpflichtet eine Verschwiegenheitserklärung zu unterzeichnen, um die Vertraulichkeit der sensiblen Daten zu gewährleisten. Zusätzlich ist der Zugang auf diejenigen Daten zu beschränken, die von der Person unmittelbar für die Verarbeitung zu Vereinszwecken benötigt werden. So sollte z.B. der Sportleiter nicht auf die Bankdaten der Mitglieder zugreifen können.
Alle Tätigkeiten bei denen personenbezogene Daten im Verein verarbeitet werden, sind in einem Verarbeitungsverzeichnis aufzulisten. Dieses Verzeichnis dient dem Nachweis der Einhaltung der DSGVO und ist auf Anfrage der Datenschutzaufsichtsbehörde vorzulegen. Weitere führende Infos, wie so ein Verzeichnis gestaltet werden muss, finden Sie hier.
